Je agenda is heilig. Zo, het hoge woord is eruit. In een werkweek, waar alle plannen op elk moment kunnen veranderen, heb je één ding nodig waar je altijd op kunt terugvallen. Dat is je agenda. Zo simpel is het. Hoe graag ik ook experimenteer met allerlei hulpmiddelen, steeds keer ik weer terug naar mijn agenda. Door de jaren heen heb ik gemerkt hoe fijn het is om mijn agenda niet alleen te gebruiken voor het noteren van afspraken, maar ook voor het structureren van mijn werkweek. Hij is mijn fundament: wat er ook gebeurt, mijn agenda laat me zien wat daadwerkelijk van belang is. Zo hoef ik dagelijks minder energie te besteden aan de vraag 'Wat moet ik nu gaan doen?', omdat ik deze vraag eenvoudig kan beantwoorden door even in mijn agenda te kijken. Het is razend belangrijk dat je agenda klopt. Wil je blind kunnen vertrouwen op je agenda en vanaf nu nooit meer een afspraak of belangrijke taak vergeten? Spreek dan met jezelf af dat je vanaf dit moment daadwerkelijk gaat doen wat er in je agenda staat. Als er activiteiten in je agenda staan die je niet uitvoert: schrap ze direct! Zowel die terugkerende vergadering waarbij je toch niet aanwezig bent, als het blokje denktijd' of 'administratie' dat je structureel negeert. Begin liever met een vrijwel lege agenda waar je je ook daadwerkelijk aan houdt.
Je agenda is eindig De ruimte in je agenda is beperkt en dat voel je: zaten er maar meer uren in een dag zodat je je hele takenlijst erin kon parkeren. Maar deze beperking is tegelijkertijd briljant, want hij beschermt je tegen je eigen overmoed. Door niet alleen je afspraken in je agenda vast te leggen maar ook je belangrijkste werkzaamheden erin te plannen, wordt de kans dat je jezelf overboekt een stuk kleiner.
Hoe lang is de lijst met grote activiteiten die je deze week voor elkaar wilt krijgen? Zijn het er dertig? Of tien? Breng de lijst terug naar twee of drie. Het beperken van wat je kunt doen laat je eerlijk kijken naar wat echt belangrijk is. Je voelt de pijn van het gen. Zelfs vijf grote activiteiten zijn nog te veel: lukt het om je belangrijke, grote taken terug te brengen tot twee of drie voor de komende week? Klein beginnen is een zeer effectieve strategie om aan de slag te gaan met wat echt het belangrijkst is. Heb je deze twee tot drie grote activiteiten afgerond, dan kun je altijd meer taken aan je agenda toevoegen.
